Turite klausimų? Peržiūrėkite mūsų DUK.

• Nereikia keisti IT infrastruktūros – robotai prisitaiko prie bet kokios sistemos ir naudoja egzistuojančias integracijas ar vartotojo sąsajas.
• Jokių integracijos kaštų – robotai dirba su egzistuojančiomis aplikacijomis.
• Robotų funkcionalumai gali būti lengvai panaudoti automatizuojant kitus procesus.
• Robotai apmokami realioje aplinkoje, todėl projektai įgyvendinami daug greičiau ir pigiau, negu tradicinės IT integracijos.
• Robotus daug lengviau pritaikyti kitiems procesams ar pokyčiams.

RPA kompetencijų centras („Center of Excellence“, arba CoE) yra tarsi atskiras padalinys organizacijos viduje, kuris yra atsakingas už RPA iniciatyvos įgyvendinimą, palaikymą ir populiarinimą organizacijos viduje. Nors RPA grąža gali būti patiriama labai greitai, visgi ta grąža nesibaigia tuo, kad „investicijos atsipirko“. Kuo ilgiau procesai veikia automatiškai, tuo didesnę grąžą tokia investicija generuoja organizacijai. Dėl to RPA yra ilgalaikė iniciatyva, kurios tikslai taip pat turi būti ilgalaikiai. Todėl dažnai rekomenduojama – ypač didesnėms įmonėms – viduje turėti komandą žmonių, kuri rūpintųsi RPA iniciatyvos sėkme. Tai turi būti komanda, surinkta iš įvairių atskirų įmonės skyrių, pasižymėti įvairiomis kompetencijomis ir iš esmės būti organizacija organizacijoje. Yra daug skirtingų rekomendacijų dėl kompetencijų centro struktūros, tačiau dažniausiai rekomenduojama, kad jame bent jau būtų tokie asmenys:

• RPA Rėmėjas. Tai asmuo iš verslo vidaus, kuris turėtų rūpintis, jog RPA iniciatyva yra įmonės strategijos dalis, ir skleisti žinią apie tai visos organizacijos viduje, taip skatindamas atskirus padalinius ar asmenis domėtis tuo bei prisidėti.
• RPA Analitikas. Tai asmuo, atsakingas už procesų analizę, atrinkimą, optimizavimą ir parengimą automatizavimui.
• RPA Architektas. Tai asmuo, atsakingas už visą infrastruktūrą bei skirtingus įrankius reikalingus RPA sprendimų diegimui.
• RPA Programuotojas. Tai asmuo, kuris kuria, testuoja ir prižiūri RPA sprendimus.
• RPA Administratorius. Tai asmuo, kuris administruoja visus RPA resursus ir rūpinasi kuo efektyvesniu jų panaudojimu.

Kai kuriais atvejais rekomenduojama turėti ir atskirus asmenis, atliekančius RPA Pokyčių valdymo, palaikymo ir kitas funkcijas. Labai svarbu į šį centrą įtraukti ne tik žmones iš vadinamosios „verslo“ pusės, tačiau taip pat ir IT personalą, kadangi būtent jie dažniausiai yra atsakingi už visą sisteminę infrastruktūrą. Tačiau svarbu paminėti tai, kad nebūtina, jog visas kompetencijų centras būtų organizacijos viduje. Kai kurias funkcijas (ypač – sprendimų kūrimo, palaikymo, administravimo, analizės ir kitas) gali atlikti ir RPA paslaugas teikiančios įmonės.

Nors dažnai gali užtekti įgyvendinti vieną projektą ir investicija į RPA gali atsipirkti net per 1-3 mėnesius, visgi visa RPA kelionė skaitmeninės transformacijos link yra ilga ir turinti savo iššūkius. Praktika rodo, kad tam tikros neteisingos prielaidos ar rinkoje egzistuojantys mitai lemia, jog ne visoms organizacijoms sėkmingai pavyksta įgyvendinti užsibrėžtus tikslus. Tai daugeliu atvejų lemia viena ar kelios iš šių dažniausiai daromų klaidų:

1. Manymas, kad „RPA sprendimus kurti gali bet kas“. Programinės įrangos tiekėjai dažnai sako, kad jų sprendimais yra labai paprasta naudoti, nes nereikalingas programavimas ar IT žinios, o vartotojo sąsaja yra labai intuityvi. Tačiau praktika rodo, kad toli gražu ne bet kas geba efektyviai automatizuoti procesus. O dar sudėtingiau yra tai padaryti taip, kad sukurti procesai veiktų įvairiose nenumatytose situacijose. Tam reikalinga patirtis. Tai galima spręsti samdant patyrusius specialistus, naudojantis ekspertų paslaugomis, arba apmokant vidinius įmonės darbuotojus.
2. Netinkamas pokyčių valdymas. Bet kokį pokytį organizacijoje reikia tinkamai valdyti. Jeigu darbuotojai galvos, kad procesai automatizuojami, norint sumažinti darbuotojų skaičių, jie aktyviai tam priešinsis. Todėl svarbu tinkamai pristatyti RPA iniciatyvą, parodyti jos naudą patiems darbuotojams ir kuo plačiau skleisti šią žinią organizacijos viduje.
3. Bandymas „apeiti IT“. Nors dauguma RPA sprendimų pasižymi tuo, kad juos sukurti ir paleisti galima be IT dalyvavimo, ir tai daugumai organizacijų atrodo kaip patrauklus būdas greitai spręsti problemas, visgi bendradarbiavimas su IT yra būtinas, norint sėkmingai išnaudoti visas RPA galimybes, efektyviai administruoti ir plėsti RPA iniciatyvą.
4. Sėkmės kriterijų ignoravimas. Dažnai RPA praranda savo pagreitį, nes yra tiesiog stumiama stengiantis pasiekti neteisingą tikslą. Procesų automatizavimas pats iš savęs negali būti tikslas. Tai yra įrankis, skirtas pasiekti realiems verslo tikslams – pavyzdžiui, sutrumpinti klientų užsakymo apdorojimo laiką, sumažinti ataskaitų ar deklaracijų rengimo metu pasitaikančių žmogiškųjų klaidų skaičių, pagreitinti sprendimų priėmimo procesą. Aukšto lygio tikslų iškėlimas ir jų matavimui skirtų kriterijų nustatymas yra labai svarbus sėkmingai RPA kelionei.
5. Netinkamų procesų pasirinkimas. Ne kiekvienas procesas gali būti visiškai automatizuotas. Kai kuriais atvejais reikalingas bent dalinis žmogaus dalyvavimas. O kartais turimų duomenų trūkumas tiesiog neleidžia efektyviai automatizuoti procesą. Todėl labai svarbu gebėti tinkamai atrinkti procesus, kuriuos verta automatizuoti.
6. Mėginimas automatizuoti procesus taip, kaip jie yra daromi dabar („as-is“). Procesų optimizavimas (pavyzdžiui, pritaikant LEAN Six Sigma metodologijas) yra svarbus etapas, kurį reikia atlikti prieš priimant sprendimą dėl procesų automatizavimo. Dažnai optimizuojant procesus paaiškėja, kad kai kurie procesai yra visiškai nereikalingi, arba atliekami neefektyviai. Kai kuriais atvejais paaiškėja, kad procesą galima atlikti efektyviai net ir jo neautomatizuojant. Kitais atvejais – kad automatizuoti yra žymiai paprasčiau ir pigiau, kai procesas jau veikia optimaliai.

Procesų automatizavimas nėra tik projektas. Panašiai, kaip ir procesų optimizavimas, taikant LEAN metodologijas, RPA yra kelionė, susidedanti iš kelių atskirų žingsnių, kurios metu gali būti diegiami įvairūs sprendimai bei įgyvendinami projektai. Ji yra grindžiama nuolatinio tobulėjimo pagrindu. Tačiau svarbiausia yra tai, kad šiai kelionei reikalingas tinkamas pasirengimas. Paprastai RPA kelionė susideda iš kelių pagrindinių etapų:

1. Supratimas – informacijos apie RPA analizė, suvokimas, kas tai yra ir kaip tai veikia, kokią naudą tai gali generuoti verslui. Rinkos tendencijų analizė. Diskusijos organizacijos viduje dėl galimybių pritaikyti RPA įrankius skirtinguose skyriuose, departamentuose, skirtingiems procesams automatizuoti.
2. Pasirengimas – už RPA iniciatyvą atsakingo asmens organizacijos viduje išrinkimas, sprendimų, dėl pirmų procesų, kuriuos reikėtų pamėginti automatizuoti, priėmimas, sėkmės kriterijų apsibrėžimas.
3. Programinės įrangos ir paslaugų tiekėjų pasirinkimas. Labai svarbu pasirinkti ne tik programinę įrangą, kuri geriausiai atitinka vidinius organizacijos lūkesčius, tačiau taip pat ir paslaugų tiekėją, su kuriuo, tikėtina, reikės bendradarbiauti bent jau pačioje pradžioje – diegiant pirmuosius sprendimus, apmokant darbuotojus, užduodant klausimus ir sprendžiant problemas.
4. Koncepcijos testavimas („Proof of Concept“, arba PoC), kurio metu tikrinama ne tai, ar RPA sprendimai iš tikrųjų gali kurti papildomą vertę verslui (dėl to nėra abejonių), o bandoma įvertinti, kokį diegimo modelį pasirinkti, kokių partnerių reikia, kokią programinę įrangą naudoti.
5. Pilotinis projektas, skirtas patikrinti, ar pasirinktas modelis, partneriai bei programinė įranga iš tikrųjų pateisina verslo poreikius gamybinėje aplinkoje, surenkamas grįžtamasis ryšys, įvertinami rezultatai pagal iš anksto nustatytus sėkmės kriterijus, mokomasi iš galimų klaidų.
6. Kompetencijų centro, kuris rūpintųsi RPA iniciatyvos vystymu, administravimu ir plėtra, steigimas. Idealiausia, jeigu šio centro veikloje dalyvauja ne tik IT darbuotojai, tačiau ir asmenys, tiesiogiai susiję su verslo vystymu. Kompetencijų centro nariais gali būti ir išoriniai paslaugų tiekėjai.
7. Plėtra – tai etapas, kuomet esami sprendimai pritaikomi visos organizacijos mastu bei kuriami nauji sprendimai. Tam reikalingas visų darbuotojų įsitraukimas į RPA iniciatyvą, norint sėkmingai atrinkti tinkamiausius procesus ir efektyviai juos automatizuoti.
8. Transformacija – RPA turi tapti viena iš esminių organizacijos skaitmeninės transformacijos dedamųjų. Tai nėra kažkoks šalutinis projektas, kurį vienas ar keli darbuotojai kartais pajudina laisvu nuo kitų darbų metu. Procesų optimizavimas ir automatizavimas turi būti vienas iš organizacijos tikslų, kadangi būtent tada patiriama didžiausia šios kelionės nauda.

Teoriškai, automatizuoti galima beveik bet kokį procesą, vykstantį kompiuteryje. Tačiau greičiausiai atsiperka ir didžiausią vertę generuoja automatizavimas tokių procesų, kurie atitinka šiuos kriterijus (kuo daugiau, tuo geriau):

• Dažnai pasikartojantys;
• Atimantys daug laiko;
• Standartiniai, apibrėžiami konkrečiomis taisyklėmis;
• Nereikalaujantys daug kognityvinių funkcijų;
• Generuojantys pridėtinę vertę.

Taip pat šalia viso to dar mėgstame pridėti ir paprastumą, kadangi kuo procesas paprastesnis, tuo lengviau (ir pigiau) jį automatizuoti, prižiūrėti ir, prireikus, koreguoti.

Daugelį kompiuteryje vykstančių procesų galima automatizuoti. Dėl to RPA sprendimai naudojami labai įvairiems procesams automatizuoti. Keletas pavyzdžių, su kuriais dažniausiai tenka susidurti: pirminių dokumentų (užsakymų lapų, sąskaitų faktūrų), klientų užklausų apdorojimas, duomenų surinkimas iš įvairių šaltinių, agregavimas ir migravimas tarp skirtinų sistemų, ataskaitų generavimas, IT paslaugų automatizavimas, atsarginių kopijų generavimas ir dar daug kitų. Tai gali skambėti ganėtinai sausai, tačiau realybė yra tokia, jog RPA sprendimus pritaikyti galima visose verslo srityse ir visuose bet kurios organizacijos padaliniuose. Mes esame diegę sprendimus gamybos, pardavimų, pirkimų, kokybės valdymo, rinkodaros, IT, žmogiškųjų išteklių, finansų ir apskaitos bei kituose įvairių įmonių skyriuose.

RPA sprendimai yra iš dalies panašūs į macro komandas, tačiau jie yra daug pažangesni. RPA idėja kilo iš macro komandų, tačiau esminis skirtumas tarp šių produktų yra tai, kad RPA sprendimai pritaikomi plačiau ir yra universalesni – veikia su įvairiomis aplikacijomis. Bet kurią programą, kurią gali naudoti žmogus, gali naudoti ir modernus robotas, nesvarbu, ar tai būtų didelė sistema, senesnė (legacy) aplikacija, ar konkrečiam poreikiui specialiai suprogramuota sistema, interneto paslauga, ar net uždara trečiosios šalies per API teikiama paslauga.

Vieno atsakymo į šį klausimą nėra, kadangi kiekvienas projektas yra unikalus. Pagrindiniai kaštų komponentai yra:

• RPA programinės įrangos licencijos
• Programavimo darbai
• Procesų analizės ir dokumentavimo darbai
• Papildomos programinės įrangos (tos, kuri yra automatizuojama) licencijos
• IT infrastruktūros (kompiuterių/serverių, operacinių sistemų, vartotojų ir t.t.) kaštai
• Pagalbos ir palaikymo kaštai
• Priežiūros, valdymo ir administravimo kaštai (didesnėms organizacijoms)
• Pokyčių valdymo kaštai (mokymai, dokumentacija, funkcijų pasikeitimai ir t.t.)

Mūsų skaičiavimais, vieno roboto programinės įrangos licencijos (kuri leidžia automatizuoti neribotą skaičių procesų) ir vieno proceso automatizavimo sprendimo kaštai gali siekti iki 1/3 vidutinio metinio vieno darbuotojo darbo užmokesčio. Jeigu toks sprendimas gali atlaisvinti bent vieną darbuotoją, tuomet jis atsiperka per mažiau, negu 4 mėnesius.

Nauda yra labai didelė ir apie tai yra parašyta daug įvairių straipsnių, atlikta tyrimų. Tačiau dažniausiai minimi faktoriai yra šie:

✓Didesnis produktyvumas. Robotai dirba visą parą, 7 dienas per savaitę, ištisus metus. Jie neatostogauja, neserga, neišeina iš darbo. Tai reiškia, kad vienas robotas gali padaryti žymiai daugiau, negu vienas žmogus. Tuo tarpu žmonės, kurių atliekami procesai automatizuojami, gali atlikti kitas – vertingesnes – užduotis.

✓ Didesnis efektyvumas. Robotai gali padaryti daugiau, sunaudodami mažiau resursų. Nors vertinimai priklauso nuo atliekamų procesų, bet vidutiniškai vienas robotas, jeigu jis yra sukurtas kokybiškai, gali tą pačią užduotį atlikti 5 kartus greičiau, negu žmogus, ir nedaro klaidų.

✓ Geresnis klientų pasitenkinimas. Į klientų užklausas ir užsakymus reaguojama greičiau ir nedaroma klaidų. Dėl to jie visada patenkinti.

✓ Standartizuotos procedūros. Automatizuoti procesai visuomet vyksta pagal tokį planą, koks yra iš anksto nustatytas. ai reiškia maksimalų procedūrų standartizavimą ir skaidrumą. Tokius procesus lengviau audituoti ir dėl to paprasčiau atitikti visus teisinius reikalavimus.

✓ Sumažinti kaštai. Automatizavus pasikartojančius procesus, sumažėja administraciniai kaštai bei resursai, reikalingi tiems procesams atlikti.

✓ Geresnės augimo galimybės. RPA sprendimus lengva pritaikyti įvairiems procesams, plėsti visos organizacijos lygmenyje. Naudojantis jais, lengviau valdyti darbo jėgos poreikio svyravimus dėl sezoniškumo. Be to, nuo pasikartojančių užduočių atlaisvinti darbuotojai gali užsiimti didesnę pridėtinę vertę kuriančia veikla ir taip padėti verslui augti.

✓ Didesnis lankstumas. RPA sprendimus lengva pakoreguoti pasikeitus situacijai organizacijoje. O lankstumas šiuolaikiniame versle dažnai gali lemti sėkmę.

Tai viena iš sparčiausiai augančių ir plintančių technologijų. Niekas jau neabejoja RPA nauda. Esminis klausimas šiuo metu yra tai, kas greičiausiai tuo pasinaudos ir pralenks konkurentus. RPA populiarumas sparčiai auga, vis daugiau įvairaus dydžio įmonių, besiverčiančių pačia įvairiausia veikla, diegia RPA sprendimus, siekdami didinti efektyvumą ir produktyvumą.

Bent jau apsvarstyti galimybę įdiegti RPA yra būtina, kadangi pabandyti dažnai galima nebrangiai, arba nemokamai, o įsidiegus RPA sprendimus, investicijos į juos atsiperka labai greitai – kartais per 1-3 mėnesius, ir beveik visada – per mažiau, negu 1 metus.

RPA reiškia „Robotic Process Automation“. Į lietuvių kalbą tai dažnai verčiama pažodžiui ir tampa Robotiniu Procesų Automatizavimu, tačiau mes dažniausiai mėgstame sakyti tiesiog Procesų Automatizavimas.

RPA yra specifine programine įranga pagrįsta technologija, skirta verslo procesų, vykstančių kompiuteryje, automatizavimui.

Tai yra programiniai robotai, kurie mėgdžioja žmonių atliekamus veiksmus kompiuteryje, tačiau atlieka tai greičiau, efektyviau ir nedarydami klaidų.